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Compte-rendu de l’atelier BGM de GMInvent

L’article ci-dessous est le compte-rendu d’un « atelier » de présentation de la solution BGM de GMInvent à l’occasion de la journée professionnelle du groupe Systèmes & Données, « Quels usages innovants des métadonnées des bibliothèques ? », le 09 novembre 2016 à la BnF.

Ce compte-rendu a été réalisé à partir des informations publiques recueillies tout au long de la journée professionnelle, par des membres du groupe S&D.

Complémentaire de la présentation officielle de la solution BGM de GMInvent, il reflète les recommandations et les questionnements de professionnels des bibliothèques engagés dans la Transition bibliographique.

Si malgré toute l’attention apportée à l’écriture de ce billet, certaines informations étaient erronées, vous pouvez nous le signaler en nous contactant via ce formulaire.

 

Présentation

La société GMInvent a présenté BGM (Bibliothèque, Gouvernance et Management), un logiciel de gestion de bibliothèque qui assure toutes les fonctionnalités traditionnelles d’un SIGB autour des collections et de leur circulation, mais innove en tirant parti des technologies récentes et de l’ouverture des données, et en intégrant également des ressources en ligne.
Ce système, proposé uniquement en mode SaaS, est commercialisé depuis 2014. Il contenait au 9 novembre 1 819 000 notices et était utilisé par une cinquantaine de bibliothèques (municipales, BDP…), la plus grande avec un catalogue de près de 450 000 titres. Certaines l’utilisent uniquement pour les ressources numériques, d’autres pour toutes ses fonctionnalités.

 

Choix et partis pris

Le système repose sur la réutilisation de données exposées, en premier lieu celles de data.bnf.fr, afin de bénéficier du contrôle bibliographique de la BnF. GMInvent s’engage auprès des bibliothèques à suivre attentivement les évolutions de la normalisation et des recommandations normatives, et s’appuie toujours sur ces évolutions pour développer les nouvelles fonctionnalités demandées par les bibliothèques.

En particulier, en ce qui concerne le modèle FRBR, la société n’en développe pas une interprétation propre à BGM et fixée dans le logiciel, mais tente de l’adapter en fonction des besoins exprimés par chaque bibliothèque.

La présentation du 9 novembre a mis l’accent sur un système délibérément tourné vers les utilisateurs professionnels : GMInvent propose de prendre en charge les aspects techniques de la gestion des données, pour donner à la bibliothèque l’occasion de concentrer ses efforts sur ses choix fonctionnels, ses objectifs et la mise à jour de ses processus.

 

Méthodes et procédures de traitement des données

Au cœur de BGM se trouvent les URI de data.bnf.fr. Les données de la BnF, sauf les notices analytiques, sont importées dans la base de données MySQL interne qui assure la gestion des liens, en intermarc pour éviter les pertes d’information.

Les notices sont ensuite gérées au moyen de calques, qui permettent d’ajouter à chaque notice des données bibliographiques propres à une bibliothèque, de mettre à jour des notices ou d’y ajouter de nouvelles données.

Lors du chargement initial des données de chaque bibliothèque, c’est GMInvent qui se charge des rapprochements avec celles de la BnF ; pour les données d’autorité qui ne peuvent être récupérées de la BnF, le rapprochement se fait à l’aide de Viaf.

Les données du calque « BnF » ont toujours la priorité sur les autres.

D’autres sources de données les complètent. Ainsi, GMInvent a développé un plugin Chrome, adapté pour plusieurs sites d’éditeurs ou de libraires, qui permet d’automatiser l’entrée dans le fonds de la bibliothèque des notices de la BnF correspondant à sa commande, mais aussi d’intégrer au catalogue les titres en commande qui ne figurent pas encore au catalogue général, en créant une notice à partir de ces données.

Surtout, BGM intègre les données livrées par les fournisseurs de contenus auxquels s’abonnent les bibliothèques, notamment pour les livres numériques et la musique en ligne. Enfin, pour les films, des données (principalement du niveau de l’œuvre) sont récupérées de Cinétrafic, notamment pour permettre la visualisation d’affiches ou de bandes-annonces.

A contrario, des demandes formulées par les bibliothèques peuvent se heurter à l’absence de données structurées ou ouvertes qui permettraient d’y répondre : ainsi les rebonds depuis Kiddy Lang vers les collections ne sont pas possibles.

Les URI BnF et le système de calques permettent donc de mettre à jour les notices sans toucher aux données des bibliothèques.

Les URI ont également un rôle important pour l’organisation des données selon les entités du groupe 1 du modèle FRBR : elles permettent d’identifier et de gérer les relations entre ces entités.

Les « notices » d’œuvres sont donc indispensables ; celles non identifiées dans data.bnf.fr, et qui ne peuvent donc en être reprises, sont calculées par un moteur interne. GMInvent attend beaucoup de la fourniture par la BnF de notices d’oeuvres.

Cette identification des entités et de leurs relations permet de les visualiser, par exemple d’afficher, à côté d’une notice, les différentes éditions d’une œuvre présentes dans le fonds de la bibliothèque (sans passer par le niveau de l’Expression), ou les œuvres qui sont en relation avec la notice affichée (notamment les autres œuvres faisant partie d’un même ensemble, même si elles ne sont pas toujours précisément identifiées comme telles).

Les relations entre manifestations, notamment entre versions imprimées et numériques d’un livre, sont moins systématiquement identifiées, puisqu’elles ne peuvent être automatisées en l’absence d’informations BnF : un rebond via les ISBN est néanmoins possible.

Les données de BGM ne sont pas ouvertes sur le web de données, mais chaque bibliothèque peut choisir de partager ou non ses données avec les autres clients. Par exemple, une bibliothèque qui avait rapproché des indexations RAMEAU avec Bibebook pour un ensemble de 1500 documents a choisi de rendre ce travail disponible pour l’ensemble des clients.

 

Fonctionnalités

De nombreux tableaux de bord, partagés entre les différents membres d’une équipe ou propres à chacun en fonction de ses missions, sont conçus pour automatiser et fluidifier les opérations de suivi, de gestion au quotidien et d’évaluation des collections.

L’import des autorités matière permet à BGM de proposer une navigation dans l’ensemble des vedettes RAMEAU à l’aide d’un graphe dynamique, qui représente les relations entre vedettes et affiche également les notices du fonds déjà liées à chaque vedette, et de faciliter ainsi une indexation cohérente des documents.

Une autre innovation intéressante pour la gestion des collections est une double représentation du fonds par rapport aux indices Dewey, qui met en regard, sous forme de diagrammes circulaires, le nombre de volumes et celui des prêts.

GMInvent cite également l’appui sur FRBR pour aider, en interne, à revisiter la question des choix de désherbage ainsi que celle des réservations d’un exemplaire par rapport à un titre (niveau de l’expression), mais nous n’en avons pas eu de démonstration précise lors de l’intervention.

Par ailleurs, le fonctionnement en SaaS permet aux bibliothèques de bénéficier de comparaisons entre leurs indicateurs : ainsi, en mettant en parallèle ses durées de prêt des nouveautés et son nombre de réservations avec ceux d’un autre établissement de taille comparable, une bibliothèque peut être amenée à ajuster les premières pour augmenter la rotation des fonds.

Ce mode d’accès permet également aux bibliothèques qui veulent aller plus loin de travailler en commun : pour certaines indexations une communauté a pu être définie, avec des personnes référentes qui déterminent des choix et des constructions, par exemple pour partager un répertoire des prix littéraires ; il y a également un travail sur une base d’éditeurs.

Enfin, la gestion des bibliothèques bénéficie du rapprochement avec des données ouvertes externes, telles celles de l’INSEE : leur croisement avec les données de prêt dans une ville a pu permettre, en visualisant leur répartition géographique, d’ajuster l’offre des bibliobus.

 

Interface publique

Le catalogue en ligne est construit avec Drupal.

Pour la présentation des données, le modèle FRBR est adapté aux demandes et au fonds de chaque bibliothèque, dont l’importance et la spécialisation rendent plus ou moins pertinente la navigation entre œuvres, parties d’œuvres, expressions et éditions.

Le catalogue BGM se distingue ainsi des OPACs traditionnels par de plus grandes capacités de rebonds et de navigation entre les notices, même si les affichages choisis par les bibliothèques semblent ne pas se risquer à une présentation des résultats selon une approche FRBR globale mais rester proches de la présentation en notices à laquelle les utilisateurs sont habitués.

À l’instar de l’interface professionnelle, la recherche dans le catalogue permet de naviguer dans un graphe dynamique des vedettes RAMEAU ; mais la navigation y est limitée à celles représentées dans le fonds de la bibliothèque, et non sur la totalité du référentiel, afin d’éviter de décevoir le lecteur.

Autre innovation, l’utilisation des données de géolocalisation contenues dans les notices d’autorité permet aux utilisateurs du catalogue d’accéder aux notices par une recherche cartographique, ce qui est particulièrement utile pour des documents comme les guides de voyage.

 

Questionnements et perspectives

De manière générale, GMInvent suit en permanence les évolutions de la normalisation pour en tirer le meilleur parti.

L’un des sujets de travail actuels est l’intégration de données dont le format d’origine est l’EAD, à la demande d’une bibliothèque.

Surtout, le mode SaaS permet la constitution autour de BGM d’un réseau de bibliothèques. GMInvent encourage ces partages des données ainsi que la définition de bonnes pratiques : la société a ainsi intégré au logiciel des outils de discussion et organise des rencontres afin de favoriser les échanges.

Trois groupes de travail se sont ainsi mis en place pour réfléchir à des bonnes pratiques ou des fonctionnalités, en matière de plans d’indexation, d’ergonomie pour les usagers (en réfléchissant par exemple aux nuages de tags) et de gestion interne de la bibliothèque (notamment le désherbage, en s’appuyant sur la méthode IOUPI).

La création de ces communautés est un enjeu pour GMInvent, qui doit veiller à ce que les enrichissements de contenus, tout en convenant aux besoins de chaque établissement, restent normatifs. Elle permet aussi à chacun de définir ses priorités sans renoncer à bénéficier des réflexions sur d’autres points.

En s’emparant de BGM et de ses outils, les bibliothèques peuvent se décharger sur GMInvent des problématiques purement techniques afin de mener une réflexion sur les objectifs du catalogue et les fonctionnalités souhaitées, tant en matière de présentation des fonds pour le public que d’outils de gestion pour les professionnels.

Pour l’instant les innovations semblent porter davantage sur ces derniers que sur le catalogue en ligne : est-ce parce que les bibliothèques clientes ont davantage de facilités à imaginer des améliorations pour leurs besoins immédiats que pour les recherches des utilisateurs ? Ou en raison de fonctionnalités du logiciel plus propices aux uns qu’autres ?

 

Lien web

Site de GMInvent : http://www.gminvent.fr/

 

Pour le Groupe Systèmes & Données : Agnès MANNEHEUT et Caroline DEMESSENCE

Last updated: mars 9, 2017 at 9:30

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